SEKRETARIAT

SEKRETARIS DINAS

Mempunyai tugas melaksanakan tugas penatausahaan dibidang Perencanaan dan Program, Pelaporan, Kepegawaian, Umum, Aset dan Kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Sekretaris menyelenggarakan fungsi :

1.      Menghimpun kebijakan teknis dibidang penyusunan program, keuangan, kepegawaian, umum, aset dan kearsipan sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanaan tugas.

2.      Menyusun rencana kegiatan unit sesuai kebutuhan untuk menjadi program unit.

3.      Melaksanakan tugas pengelolaan administrasi Perkantoran berdasarkan pedoman untuk peningkatan pelayanan.

4.      Melaksanakan tugas pengelolaan administrasi Keuangan berdasarkan pedoman untuk tertibnya Administrasi Keuangan.

5.      Melaksanakan tugas pengelolaan kepegawaian berdasarkan petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis untuk tertibnya pelaksanaan administrasi kepegawaian.

6.      Melaksanakan tugas pengelolaan perlengkapan, aset dan kearsipan sesuai kebutuhan untuk kelancaran kegiatan unit.

7.      Melakukan pembinaan pegawai secara berkala untuk peningkatan kinerja aparatur.

8.      Mengkonsultasikan tugas dengan atasan secara lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk.

9.      Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan kepala-kepala Bidang melalui rapat/pertemuan untuk penyatuan pendapat.

10.  Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai job untuk tertibnya pelaksanaan tugas.

11.  Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi

12.  Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan.

Dalam melaksanakan tugas Bidang Kesekretariatan terdiri atas dua Eselon IV yaitu : Sub Bagian Program dan  Keuangan, dan Sub Bagian Administrasi Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

a.               Sub Bagian Program

Sub Bagian Program mempunyai tugas, penyusunan program berdasarkan petunjuk pelaksanaan / petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas unit.

Dalam melaksanakan tugas Sub Bagian Program menyelenggarakan fungsi:

1.    Menyiapkan kebijakan teknis penyusunan program sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanaan tugas.

2.    Mengumpul data program kegiatan sesuai jenis sebagai bahan penyusunan program unit.

3.    Menyusun rencana program kegiatan unit sesuai skala prioritas sebagai bahan penetapan anggaran satuan kerja.

4.    Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Renstra, Renja, RKPD.

5.    Membuat Laporan Evaluasi Kinerja

6.    Mengajukan Rencana Kerja Anggaran melalui Tim Anggaran eksekutif untuk menjadi Dokumen Penggunaan Anggaran.

7.    Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut.

8.    Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan kepala – kepala Sub Bagian melalui pertemuan rapat untuk penyatuan pendapat.

9.    Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi.

10.     Melaksanakan Tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan.

b.      Sub Bagian Administrasi Keuangan, Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Administrasi Keuangan, Umum dan Kepegawaian  melaksanakan tugas pengelolaan administrasi Keuangan, Umum, dan kepegawaian, sesuai petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis untuk tertibnya administrasi keuangan, umum dan kepegawaian serta melaksanakan tugas pengelolaan perlengkapan, aset dan kearsipan berdasarkan pedoman untuk kelancaran tugas unit.

Dalam melaksanakan tugas Sub Bagian Administrasi Keuangan, Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

1.      Menyiapkan kebijakan teknis administrasi keuangan, umum dan  kepegawaian dan kebijakan teknis dibidang perlengkapan, aset dan kearsipan sesuai kebutuhan dasar pelaksanaan tugas.

2.      Melakukan penyusunan rencana pengelolaan administrasi keuangan, umum dan  kepegawaian serta rencana pengadaan barang inventaris sesuai kebutuhan untuk kelancaran kegiatan unit.

3.      Mengelola administrasi keuangan sesuai pedoman untuk tertibnya penggunaan anggaran.

4.      Meneliti kelengkapan pengajuan pencairan anggaran berdasarkan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk proses pencairan.

5.      Mengesahkan surat perintah membayar sesuai kebutuhan sebagai dasar penerbitan surat perintah pencairan dana.

6.      Menyusun laporan prognosis keuangan unit berdasarkan penggunaan anggaran sebagai bahan pertanggungjawaban.

7.      Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai formasi untuk optimalisasi pelaksanaan tugas serta melaksanakan pengelolaan inventarisasi berdasarkan pedoman untuk tertibnya administrasi barang milik unit.

8.      Membuat usulan permintaan pegawai sesuai kebutuhan untuk kelancaran pelaksanaan tugas serta melakukan pemeliharaan barang inventaris unit sesuai ketentuan untuk keutuhannya.

9.      Menyusun daftar induk kepegawaian sesuai petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk tertibnya administrasi kepegawaian serta mengelola kearsipan sesuai jenis/ kelompok sebagai bahan dokumentasi dan mempermudah pencarian.

10.  Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian melalui daftar Urut Kepangkatan dan Nominatif untuk tertibnya administrasi kepegawaian serta menyeleksi arsip sesuai jangka waktu untuk penyusutan.

11.  Membuat daftar arsip dan asset berdasarkan nilai guna untuk diusul musnahkan.

12.  Melakukan pemusnahan melalui mekanisme dan prosedur sesuai ketentuan dan nilai guna arsip dan asset.

13.  Membuat berita acara pemusnahan sesuai daftar usulan sebagai bahan pertanggungjawaban.

14.  Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan Sekretaris, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk.

15.  Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan Kepala–Kepala Sub Bagian/ Seksi  melalui rapat/pertemuan untuk beroleh penyatuan pendapat.

16.  Menyusun sebagai bahan laporan secara berkala evaluasi

17.  Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan.